Họ tên, Chức vụ, thông tin liên hệ

Nhiệm vụ

Bà Phạm Thị Vy

Phó Trưởng phòng phụ trách phòng

ĐT: 3.845.999

Mail: ptvy-ubnd@laocai.gov.vn

- Chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo hoạt động của Văn phòng tháng, quý, năm; chuẩn bị nội dung để lãnh đạo Văn phòng họp giao ban; viết thông báo kết luận họp giao ban của Văn phòng. Tham mưu, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, đơn vị thực hiện nội dung kết luận các cuộc họp do Lãnh đạo Văn phòng chủ trì;

- Chịu trách nhiệm trong công tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng;

 - Chịu trách nhiệm rà soát công tác xây dựng sáng kiến và triển khai thực hiện sáng kiến trong Văn phòng UBND tỉnh;

Phối hợp với Ban Biên tập Cổng TTĐT tỉnh, theo dõi Trang TTĐT của Văn phòng;

- Thực hiện nhiệm vụ thư ký thực hiện công tác tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; Tổ theo dõi, kiểm tra công vụ của Văn phòng;

Ông Võ Chí Đông

Chuyên viên

- Trực tiếp giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số công việc được phân công, cụ thể:

- Thực hiện quản trị các hệ thống máy chủ và các thiết bị mạng của Văn phòng UBND tỉnh;

- Phối hợp với Ban Biên tập ổng TTĐT tỉnh Quản trị trang Website của Văn phòng UBND tỉnh; phần mềm QLVB và hồ sơ công việc; phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng, phần mềm theo dõi chỉ đạo, điều hành, phần mềm lịch, phần mềm theo dõi đơn thư, phần mềm số hóa hồ sơ lưu trữ; phần mềm đánh giá cán bộ công chức. Bảo trì, xử lý sự cố mạng, máy tính, máy chiếu của Văn phòng và hướng dẫn cán bộ, CCVC trong cơ quan khai thác sử dụng các ứng dụng CNTT;

- Phối hợp với Phòng QTTV đảm bảo các máy chiếu hoạt động tốt phục vụ các cuộc họp tại trụ sở Văn phòng UBND tỉnh;

- Phối hợp với các cá nhân, đơn vị có liên quan tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng quản lý, triển khai xây dựng kế hoạch đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị, phần mềm liên quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chung của cơ quan về ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng;

- Phụ trách chữ ký số, tải các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị địa phương gửi Văn phòng UBND tỉnh qua thư điện tử của cơ quan Văn phòng chuyển văn thư; - Hỗ trợ cán bộ của các sở, ngành, địa phương về phần mềm theo dõi chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, phần mềm lịch họp, phần mềm tiếp công dân …

- Tham mưu triển khai Quyết định số 1109/QĐ-UBND ngày 24/4/2014 của UBND tỉnh về ban hành Quy định đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lào Cai;

- Theo dõi, tổng hợp việc đánh giá, phân xếp loại cán bộ công chức tại Văn phòng. Triển khai thực hiện báo cáo đánh giá công chức trên hệ thống phần mềm đánh giá công chức tỉnh Lào Cai;

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Bà Bùi Thị Vân

- Trực tiếp giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số công việc được phân công, cụ thể:

- Phối hợp với Trung tâm Hành chính công thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định;

- Tham mưu giúp việc cho Thường trực Đảng ủy Văn phòng về công tác Đảng;

- Trực tiếp, phối hợp với bà Nguyễn Ngọc Quỳnh theo dõi, tham mưu việc đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lào Cai; việc đăng ký kế hoạch công tác và hoàn thiện hồ sơ tiêu chí đánh giá người đứng đầu hàng năm;

- Chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi cán bộ công chức, viên chức và người lao động chấp hành nội quy, quy chế của Văn phòng;

- Thực hiện tổng hợp báo cáo công tác Văn phòng hàng tháng, quý, năm vào ngày 25 hàng tháng và các báo cáo chuyên đề định kỳ thuộc lĩnh vực phụ trách theo quy định.

 - Thực hiện tham mưu công tác cải cách hành chính của Văn phòng, là đầu mối thực hiện các tài liệu kiểm chứng chấm điểm theo quy định;

Bộ phận Văn thư

 - Hàng tháng tổng hợp các báo cáo của các sở, ngành, đơn vị; các huyện, thành phố gửi không đúng địa chỉ, không đúng thể thức văn bản ...

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Bà Đỗ Thu Hồng - Chuyên viên:

- Trực tiếp trả hồ sơ, văn bản cho các đơn vị đến nhận. Đóng bì phối hợp với đ/c Ngọc Văn Hải và nhân viên Bưu điện để chuyển đến các cá nhân, đơn vị và bưu điện theo quy định và theo sự phân công công việc của Trưởng bộ phận Văn thư. Cuối tháng tổng hợp kết quả số lượng văn bản gửi đi, báo cáo Trưởng bộ phận kết quả thực hiện.

- Phối hợp với các thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận (chuyển văn bản, Scan, ghim, bóc bì văn bản đến, sắp xếp tài liệu, ...)

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Ông Nguyễn Đức Phong

 Nhân viên

- Thực hiện công việc in, sao văn bản. Sử dụng, bảo quản, vệ sinh máy phô tô theo đúng quy định. Lập hồ sơ cho từng máy phôtô copy và cập nhật số lượng bản in, sao từng tháng và từng lần sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế vật tư để làm cơ sở xây dựng kế hoạch và đề xuất biện pháp sửa chữa, bảo dưỡng từng máy photocopy, báo cáo lãnh đạo Phòng cho ý kiến trình lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết và theo sự phân công công việc của Trưởng bộ phận Văn thư.

- Thực hiện quét (scan) và cập nhật văn bản đi của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lên phần mềm hồ sơ công việc của cơ quan (trừ văn bản mật, văn bản không thuộc đối tượng scan theo quy định);

- Phối hợp với các thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận như: (chuyển văn bản, Scan, bóc bì văn bản đến, ghim, sắp xếp tài liệu,....)

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Ông Ngọc Văn Hải

Nhân viên

- Phối hợp với bà Đỗ Thu Hồng nhận bì văn bản gửi đến các sở, ban, ngành, đoàn thể, các đơn vị, cá nhân trong thành phố Lào Cai để gửi theo nơi nhận trong ngày.

- Phối hợp với các thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ: In sao, ghim, bóc bì văn bản đến, sắp xếp tài liệu và trực tiếp chuyển các văn bản hỏa tốc, khẩn đến các địa chỉ trong thành phố Lào Cai.

- Thực hiện hàng tuần thường xuyên kiểm tra hòm thư góp ý tại Cửa khẩu Kim Thành, để lấy tài liệu do các cơ quan, đơn vị và người dân gửi đến và tài liệu gửi đến tại vọng gác Bảo vệ mục tiêu (02 lần/ ngày).

- Phối hợp với bà Đỗ Thu Hồng và nhân viên Bưu điện để gửi văn bản theo quy định.

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Ông Trần Văn Nghĩa ‑ Nhân viên phòng Quản trị Tài vụ (tăng cường):

- Phối hợp với ông Nguyễn Đức Phong thực hiện công việc in, sao văn bản. Sử dụng, bảo quản, vệ sinh máy phô tô theo đúng quy định,

- Thực hiện quét (scan) và cập nhật văn bản đi của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lên phần mềm hồ sơ công việc của cơ quan (trừ văn bản mật, văn bản không thuộc đối tượng scan theo quy định);

- Phối hợp với các thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận như (chuyển văn bản, Scan, bóc bì văn bản đến, ghim, sắp xếp tài liệu,....)

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.

Bộ phận Lưu trữ

Bà Nguyễn Thị Tuyết Minh

Phó Trưởng phòng:

- Giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, theo dõi chung các hoạt động của bộ phận Lưu trữ, tham mưu, quản lý hoạt động của Bộ phận Lưu trữ.

- Xây dựng Kế hoạch, báo cáo công tác Văn thư, Lưu trữ định kỳ theo quy định.

- Quản lý, khai thác tủ sách pháp luật của Văn phòng;

- Thực hiện công tác lưu trữ văn bản hiện hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Tổ công tác tiếp công dân tỉnh.

-  Chịu trách nhiệm thu thập và chỉnh lý tài liệu và hướng dẫn, hỗ trợ đối với các đồng chí Thường trực UBND tỉnh; các đồng chí Lãnh đạo Văn phòng.

- Theo dõi, lập Biên bản Bàn giao văn bản Mật cho các đồng chí Thường trực UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng. Nhận, rà soát biên bản bàn giao tài liệu mật của các đồng chí Chuyên viên khối tham mưu tổng hợp. Chịu trách nhiệm bảo quản, chỉnh lý và sử dụng tài liệu Mật.

- Chịu trách nhiệm thu thập và chỉnh lý tài liệu các đồng chí Chuyên viên phòng chuyên viên Tổng hợp, phòng chuyên viên Nội chính, phòng chuyên viên Kinh tế, Ban Tiếp công dân, phòng Kiểm soát TTHC.

- Lập bộ công cụ tra cứu, bảo quản, thống kê và sử dụng văn bản của Bộ, ngành Trung ương. Chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài liệu của Bộ, ngành Trung ương.

- Tổ chức khai thác văn bản cho các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên trong cơ quan khi có đề nghị.

- Phối hợp với đơn vị liên quan hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ lưu trữ.

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối công văn, tài liệu theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Luật lưu trữ; theo dõi công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại Văn phòng (xây dựng Kế hoạch, văn bản đôn đốc các phòng, ban, đơn vị thực hiện công tác bảo vệ BMNN, Báo cáo định kỳ theo quy định).

- Phối hợp với phòng Quản trị Tài vụ thực hiện việc hiếu, hỷ, chúc mừng sinh nhật, thăm ốm đau... của cán bộ, công chức cơ quan;

- Thực hiện nhiệm vụ của Phó trưởng phòng phụ trách (vắng) hoặc các công việc khác do Phó trưởng phòng phụ trách, lãnh đạo Văn phòng phân công.

Bà Nguyễn Thị Hồng Diệp Chuyên viên

- Chịu trách nhiệm thu thập và chỉnh lý tài liệu các đồng chí Chuyên viên phòng Chuyên viên Khoa giáo - Văn Xã, Quản lý đầu tư và XDCB, Nông lâm nghiệp và TNMT, Tổ chức Hành chính, Quản trị Tài vụ, Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử tỉnh và theo sự phân công công việc của Phó Trưởng phòng phụ trách Lưu trữ.

- Chịu trách nhiệm nhận văn bản do bộ phận Văn thư giao vào ngày 10 hàng tháng.

- Phối hợp cùng với đồng chí Nguyễn Thị Tuyết Minh theo dõi, lập Biên bản Bàn giao văn bản Mật cho các đồng chí Thường trực UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng. Nhận, rà soát biên bản bàn giao tài liệu mật của các đồng chí Chuyên viên khối tham mưu tổng hợp. Chịu trách nhiệm bảo quản, chỉnh lý và sử dụng tài liệu Mật. Chịu trách nhiệm nhận văn bản mật do bộ phận Văn thư giao (theo quy định tại văn bản số 1108/VPUBND-TCHC ngày 14/9/2015 của Văn phòng UBND tỉnh).

- Lập bộ công cụ tra cứu, thống kê văn bản của UBND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; tổ công tác Tiếp công dân tỉnh Lào Cai.

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối công văn, tài liệu theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Luật lưu trữ.

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.