Phòng Tổ chức Hành chính
02/11/2021
Nhiệm vụ của phòng Tổ chức
Hành chính
- Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị chuyên môn, bộ
máy giúp việc cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh;
- Phòng Tổ chức Hành chính với vai trò của Văn phòng
cơ quan cấp sở, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý
cơ quan về công tác tổ chức cán bộ, văn thư, lưu trữ, hành chính, cải cách hành
chính; tiếp nhận, theo dõi việc xử lý các hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm
quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa"); công tác bảo vệ
an ninh, an toàn cơ quan.
-
Quản lý vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống mạng tin học của cơ quan Văn
phòng UBND tỉnh; đảm bảo thông tin thông suốt trên hệ thống mạng. Tổ chức thực
hiện hoạt động đăng Công báo của tỉnh theo quy định (bao gồm cả Công báo điện
tử), đăng tin bài; cập nhật các văn bản Quy phạm pháp luật của Trung ương, của
UBND tỉnh, chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh lên
Trang thông tin điện tử của Văn phòng để các cơ quan cập nhật thông tin kịp
thời, giảm thiểu giấy tờ hành chính.
Họ
tên, Chức vụ, thông tin liên hệ
|
Nhiệm vụ
|
Bà Phạm Thị Vy
Phó Trưởng phòng phụ trách
phòng
ĐT: 3.845.999
Mail:
ptvy-ubnd@laocai.gov.vn
|
- Chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo hoạt động của Văn
phòng tháng, quý, năm; chuẩn bị nội dung để lãnh đạo Văn phòng họp giao ban;
viết thông báo kết luận họp giao ban của Văn phòng. Tham mưu, theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra các phòng, ban, đơn vị thực hiện nội dung kết luận các cuộc họp
do Lãnh đạo Văn phòng chủ trì;
- Chịu trách nhiệm trong công tác thi đua, khen thưởng
của Văn phòng;
- Chịu trách
nhiệm rà soát công tác xây dựng sáng kiến và triển khai thực hiện sáng kiến
trong Văn phòng UBND tỉnh;
Phối hợp với Ban Biên tập Cổng TTĐT tỉnh, theo dõi
Trang TTĐT của Văn phòng;
- Thực hiện nhiệm vụ thư ký thực hiện công tác tuyển
dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; Tổ theo dõi, kiểm tra công vụ của Văn
phòng;
|
Ông Võ Chí Đông
Chuyên viên
|
-
Trực tiếp giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số công việc
được phân công, cụ thể:
- Thực hiện quản trị các hệ thống máy chủ
và các thiết bị mạng của Văn phòng UBND tỉnh;
- Phối hợp với Ban Biên tập ổng TTĐT tỉnh
Quản trị trang Website của Văn phòng UBND tỉnh; phần mềm QLVB và hồ sơ công
việc; phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng, phần mềm theo dõi
chỉ đạo, điều hành, phần mềm lịch, phần mềm theo dõi đơn thư, phần mềm số hóa
hồ sơ lưu trữ; phần mềm đánh giá cán bộ công chức. Bảo trì, xử lý sự cố
mạng, máy tính, máy chiếu của Văn phòng và hướng dẫn cán bộ, CCVC trong cơ
quan khai thác sử dụng các ứng dụng CNTT;
- Phối hợp với
Phòng QTTV đảm bảo các máy chiếu hoạt động tốt phục vụ các cuộc họp tại trụ sở
Văn phòng UBND tỉnh;
- Phối hợp với các
cá nhân, đơn vị có liên quan tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng quản lý, triển khai
xây dựng kế hoạch đảm bảo các điều kiện về trang thiết bị, phần mềm liên quan
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chung của cơ quan về ứng dụng công nghệ thông tin tại
Văn phòng;
- Phụ trách chữ ký
số, tải các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị địa phương gửi Văn phòng UBND
tỉnh qua thư điện tử của cơ quan Văn phòng chuyển văn thư; - Hỗ trợ cán bộ của các sở, ngành, địa
phương về phần mềm theo dõi chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, phần mềm lịch họp,
phần mềm tiếp công dân …
- Tham mưu triển khai Quyết định số
1109/QĐ-UBND ngày 24/4/2014 của UBND tỉnh về ban hành Quy định đánh giá, xếp hạng mức độ ứng dụng
công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lào Cai;
- Theo dõi, tổng hợp
việc đánh giá, phân xếp loại cán bộ công chức tại Văn phòng. Triển khai thực
hiện báo cáo đánh giá công chức trên hệ thống phần mềm đánh giá công chức tỉnh
Lào Cai;
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bà Bùi Thị Vân
|
- Trực tiếp giúp Phó
Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số công việc được phân công, cụ
thể:
- Phối hợp với Trung tâm Hành chính công thực
hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh,
Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định;
- Tham mưu giúp việc
cho Thường trực Đảng ủy Văn phòng về công tác Đảng;
- Trực tiếp, phối hợp
với bà Nguyễn Ngọc Quỳnh theo dõi, tham mưu việc đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh
Lào Cai; việc đăng ký kế hoạch công tác và hoàn thiện hồ sơ tiêu chí đánh giá người đứng
đầu hàng năm;
- Chịu trách nhiệm
thực hiện theo dõi cán bộ công chức, viên chức và người lao động chấp hành nội
quy, quy chế của Văn phòng;
- Thực hiện tổng hợp báo cáo công tác Văn
phòng hàng tháng, quý, năm vào ngày 25 hàng tháng và các báo cáo chuyên đề định
kỳ thuộc lĩnh vực phụ trách theo quy định.
- Thực hiện tham mưu công tác cải cách hành
chính của Văn phòng, là đầu mối thực hiện các tài liệu kiểm chứng chấm điểm
theo quy định;
- Thực hiện tham mưu công tác Kê khai tài sản thu nhập của Văn phòng. tham
mưu công tác phòng chống tham nhũng, thực hành, tiết kiệm chống lãng phí và
báo cáo định kỳ;
- Chủ trì, phối hợp với ông Võ
Chí Đông chịu trách nhiệm đưa nội dung tuyên truyền đã được duyệt vào bảng
điện tử tại sảnh trụ sở Khối 2 theo Kế hoạch được phê duyệt;
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi
lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bà Nguyễn Ngọc
Quỳnh
Chuyên viên
|
- Trực tiếp giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số
công việc được phân công, cụ thể:
- Trực
tiếp theo dõi tham mưu cho lãnh đạo phòng về công tác đào tạo bồi dưỡng cán
bộ; Công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; Quản lý, theo dõi, cập nhật hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức, lao động Văn phòng UBND tỉnh theo quy định.
- Phối hợp với bà Bùi Thị Vân
theo dõi, tham mưu việc đánh giá kết quả thực hiện nhiệm
vụ các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lào Cai; việc đăng ký kế hoạch công tác và hoàn
thiện hồ sơ tiêu chí đánh giá người đứng đầu hàng năm theo quy định;
- Tham mưu xây dựng Đề án vị trí
việc làm; Đề án sáp nhập, giải thể một số phòng, ban của Văn phòng UBND tỉnh.
- Thực hiện công tác nâng lương
thường xuyên và nâng lương trước thời hạn; công tác chuyển ngạch, chuyển loại
công chức, viên chức, xét chuyển ngạch và chuyển loại công chức, viên chức.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn
vị liên quan xây dựng Chương trình công tác (tuần/tháng/năm) của Văn phòng và
của phòng Tổ chức Hành chính;
- Trực tiếp tham mưu xây dựng
các báo cáo chuyên đề thuộc trách nhiệm của Chánh Văn phòng theo yêu cầu của
UBND tỉnh và các cơ quan chức năng như:
Báo cáo thực hiện Luật Phòng chống thuốc lá; báo cáo công tác xử lý trách nhiệm người đứng đầu; báo cáo theo
dõi, thi hành pháp luật, Chỉ thị số 06/CT-UBND
ngày 06/4/2015 của UBND tỉnh Lào Cai; công tác thanh niên; công tác
dân chủ cơ sở của Văn phòng; theo dõi công tác Pháp chế của Văn phòng...
- Chịu trách nhiệm thực hiện các
thủ tục báo tăng, giảm, thay đổi mức đóng BHXH, cấp thẻ BHYT; tờ rời sổ BHXH;
phối hợp với bộ phận tài vụ thực hiện thanh toán chế độ BHXH đối với các
trường hợp nghỉ ốm, đau, thai sản, thôi việc.
- Thực
hiện tham mưu công tác thi đua, khen thưởng; công tác xây dựng sáng kiến và
triển khai thực hiện sáng kiến trong Văn phòng UBND tỉnh.
- Trực tiếp tham mưu thực hiện
công tác công tác theo dõi việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015 trong việc giải quyết các công việc của Văn phòng;
- Theo dõi, cập nhật tình hình
chỉ đạo điều hành của Thường trực UBND tỉnh, do các Chuyên viên thực hiện,
báo cáo hàng tuần theo quy định;
- Theo dõi, tham mưu triển khai
thực hiện nhiệm vụ giúp đỡ xây dựng nông thôn mới của Văn phòng;
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi
lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bộ phận Văn thư
|
Bà Trịnh Thị Thúy Hằng
Trưởng bộ phận
|
- Trực tiếp giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng, thực hiện một số
công việc được phân công, cụ thể:
- Thực hiện việc cấp số, vào sổ
văn bản đi, kiểm tra thể thức các văn bản trước khi ban hành; khi phát hiện
văn bản có sai sót về thể thức hoặc lỗi khác thì đề nghị người soạn thảo văn
bản sửa lại cho đúng quy định, trường hợp chưa thống nhất thì báo cáo với
lãnh đạo phòng phụ trách giải quyết.
- Quản lý và sử dụng con dấu bảo
đảm an toàn tuyệt đối, công văn tài liệu phát hành đi theo quy định của Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và Luật Lưu trữ.
- Phối hợp với
bà Bùi Thị Vân trong việc trả kết quả các thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về Trung tâm Phục vụ hành
chính công theo quy định.
- Là Trưởng bộ phận có trách
nhiệm: Quản lý công việc chung của bộ phận Văn thư, giúp lãnh đạo phòng chỉ
đạo thực hiện công tác Văn thư theo đúng Quy định; phân công công việc cho
các cá nhân trong bộ phận khi có nhiệm vụ đột xuất của bộ phận; báo cáo bằng
văn bản kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận trong tháng và đề xuất phương
hướng, nhiệm vụ tháng tiếp theo vào ngày 20 hàng tháng. Định kỳ ngày 10 hàng
tháng, phối hợp với bộ phận Lưu trữ bàn giao tài liệu theo đúng quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi
lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bà Phạm Thùy Linh ‑ Chuyên viên
|
- Thực hiện tiếp nhận văn bản, thư báo gửi đến; chuyển lãnh đạo Văn phòng
phân công xử lý hoặc chuyển kịp thời đến đúng người theo địa chỉ gửi; cập
nhật vào sổ theo dõi văn bản đến và chuyển đến người xử lý theo quy chế làm
việc của Văn phòng. Kiểm tra văn bản gửi đến, nếu văn bản có sai sót thì gửi
lại đơn vị phát hành văn bản. Trường hợp nhận được các tài liệu, ấn phẩm có
nội dung trái pháp luật, yêu cầu không phổ biến đồng thời chuyển lại tài
liệu, ấn phẩm đó cho Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Văn phòng và theo sự phân công công việc của Trưởng bộ phận Văn
thư.
- Phối hợp với
bà Bùi Thị Vân trong việc tiếp nhận và trả kết quả các thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về Trung tâm Phục vụ hành
chính công theo quy định;
- Hàng tháng tổng hợp các báo cáo của các sở,
ngành, đơn vị; các huyện, thành phố gửi không đúng địa chỉ, không đúng thể thức
văn bản ...
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bà Đỗ Thu Hồng -
Chuyên viên:
|
- Trực tiếp trả hồ sơ,
văn bản cho các đơn vị đến nhận. Đóng bì phối hợp với đ/c Ngọc Văn Hải và
nhân viên Bưu điện để chuyển đến các cá nhân, đơn vị và bưu điện theo quy định
và theo sự phân công công việc của Trưởng bộ
phận Văn thư. Cuối tháng tổng hợp kết quả số lượng văn bản gửi đi, báo cáo Trưởng bộ phận
kết quả thực hiện.
- Phối hợp với các
thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận (chuyển văn bản,
Scan, ghim, bóc bì văn bản đến, sắp xếp tài liệu, ...)
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Ông Nguyễn Đức Phong
Nhân viên
|
- Thực hiện công việc
in, sao văn bản. Sử dụng, bảo quản, vệ sinh máy phô tô theo đúng quy định. Lập
hồ sơ cho từng máy phôtô copy và cập nhật số lượng bản in, sao từng tháng và
từng lần sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế vật tư để làm cơ sở xây dựng kế hoạch
và đề xuất biện pháp sửa chữa, bảo dưỡng từng máy photocopy, báo cáo lãnh đạo
Phòng cho ý kiến trình lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết và theo sự phân công công việc của Trưởng bộ
phận Văn thư.
- Thực hiện quét
(scan) và cập nhật văn bản đi của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lên phần mềm
hồ sơ công việc của cơ quan (trừ văn bản mật, văn bản không thuộc đối tượng
scan theo quy định);
- Phối hợp với các
thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận như: (chuyển văn
bản, Scan, bóc bì văn bản đến, ghim, sắp xếp tài liệu,....)
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Ông Ngọc Văn Hải
Nhân viên
|
- Phối hợp với bà Đỗ
Thu Hồng nhận bì văn bản gửi đến các sở, ban, ngành, đoàn thể, các đơn vị, cá
nhân trong thành phố Lào Cai để gửi theo nơi nhận trong ngày.
- Phối hợp với các
thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ: In sao, ghim, bóc bì văn bản
đến, sắp xếp tài liệu và trực tiếp chuyển các văn bản hỏa tốc, khẩn đến các địa
chỉ trong thành phố Lào Cai.
- Thực hiện hàng tuần
thường xuyên kiểm tra hòm thư góp ý tại Cửa khẩu Kim Thành, để lấy tài liệu
do các cơ quan, đơn vị và người dân gửi đến và tài liệu gửi đến tại vọng gác
Bảo vệ mục tiêu (02 lần/ ngày).
- Phối hợp với bà Đỗ
Thu Hồng và nhân viên Bưu điện để gửi văn bản theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Ông Trần Văn Nghĩa ‑
Nhân viên phòng Quản trị Tài vụ (tăng cường):
|
- Phối hợp với ông
Nguyễn Đức Phong thực hiện công việc in, sao văn bản. Sử dụng, bảo quản, vệ
sinh máy phô tô theo đúng quy định,
- Thực hiện quét
(scan) và cập nhật văn bản đi của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh lên phần mềm
hồ sơ công việc của cơ quan (trừ văn bản mật, văn bản không thuộc đối tượng
scan theo quy định);
- Phối hợp với các
thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận như (chuyển văn bản,
Scan, bóc bì văn bản đến, ghim, sắp xếp tài liệu,....)
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi Trưởng bộ phận, lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bộ phận Lưu trữ
|
Bà Nguyễn Thị Tuyết Minh
Phó Trưởng phòng:
|
- Giúp Phó Trưởng phòng phụ trách phòng,
theo dõi chung các hoạt động của bộ phận Lưu trữ, tham mưu, quản lý hoạt động
của Bộ phận Lưu trữ.
- Xây dựng Kế hoạch, báo cáo công tác Văn
thư, Lưu trữ định kỳ theo quy định.
- Quản lý, khai thác tủ sách pháp luật của
Văn phòng;
- Thực hiện công tác lưu trữ văn bản hiện
hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Tổ công tác tiếp
công dân tỉnh.
- Chịu
trách nhiệm thu thập và chỉnh lý tài liệu và hướng dẫn, hỗ trợ đối với các đồng
chí Thường trực UBND tỉnh; các đồng chí
Lãnh đạo Văn phòng.
- Theo dõi, lập Biên bản Bàn giao văn bản Mật
cho các đồng chí Thường trực UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng. Nhận, rà soát
biên bản bàn giao tài liệu mật của các đồng chí Chuyên viên khối tham mưu tổng
hợp. Chịu trách nhiệm bảo quản, chỉnh lý và sử dụng tài liệu Mật.
- Chịu trách nhiệm thu thập và chỉnh lý tài
liệu các đồng chí Chuyên viên phòng chuyên viên Tổng hợp, phòng chuyên viên Nội
chính, phòng chuyên viên Kinh tế, Ban Tiếp công dân, phòng Kiểm soát TTHC.
- Lập bộ công cụ tra cứu, bảo quản, thống
kê và sử dụng văn bản của Bộ, ngành Trung ương. Chịu trách nhiệm bảo quản và
sử dụng tài liệu của Bộ, ngành Trung ương.
- Tổ chức khai thác văn bản cho các đồng
chí lãnh đạo, chuyên viên trong cơ quan khi có đề nghị.
- Phối hợp với đơn vị liên quan hướng dẫn
cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ lưu trữ.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối công văn, tài
liệu theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Luật lưu trữ; theo
dõi công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại Văn phòng (xây dựng Kế hoạch, văn bản
đôn đốc các phòng, ban, đơn vị thực hiện công tác bảo vệ BMNN, Báo cáo định kỳ
theo quy định).
- Phối hợp với
phòng Quản trị Tài vụ thực hiện việc hiếu, hỷ, chúc mừng sinh nhật, thăm ốm đau... của cán bộ, công chức cơ
quan;
- Thực hiện nhiệm vụ
của Phó trưởng phòng phụ trách (vắng) hoặc các công việc khác do Phó trưởng
phòng phụ trách, lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
Bà Nguyễn Thị Hồng Diệp Chuyên viên
|
- Chịu trách nhiệm thu
thập và chỉnh lý tài liệu các đồng chí Chuyên viên phòng Chuyên viên Khoa
giáo - Văn Xã, Quản lý đầu tư và XDCB, Nông lâm nghiệp và TNMT, Tổ chức Hành
chính, Quản trị Tài vụ, Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử tỉnh và theo sự
phân công công việc của Phó Trưởng phòng phụ trách Lưu trữ.
- Chịu trách nhiệm nhận văn bản do bộ phận
Văn thư giao vào ngày 10 hàng tháng.
- Phối hợp cùng với đồng chí Nguyễn Thị Tuyết
Minh theo dõi, lập Biên bản Bàn giao văn bản Mật cho các đồng chí Thường trực
UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng. Nhận, rà soát biên bản bàn giao tài liệu mật của
các đồng chí Chuyên viên khối tham mưu tổng hợp. Chịu trách nhiệm bảo quản,
chỉnh lý và sử dụng tài liệu Mật. Chịu trách nhiệm nhận văn bản mật do bộ phận
Văn thư giao (theo quy định tại văn bản
số 1108/VPUBND-TCHC ngày 14/9/2015 của Văn phòng UBND tỉnh).
- Lập bộ công cụ tra cứu,
thống kê văn bản của UBND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; tổ công tác Tiếp công
dân tỉnh Lào Cai.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối công văn, tài
liệu theo quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Luật lưu trữ.
- Thực hiện nhiệm vụ
khác khi lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phân công.
|
|
|
-
Đang online:
23
-
Hôm nay:
499
-
Trong tuần:
499
-
Tất cả:
1,302,102
|
|