Phần I

MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN

Chương I

KHÁI NIỆM

Văn bản vừa là phương tiện,vừa là sản phẩm của quá trình quản lý, được dùng để ghi chép và truyền đạt cácthông tin, các quyết định quản lý từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lývà ngược lại.

Trong công tác quản lý nhànước việc ban hành văn bản quản lý là rất cần thiết, vì thông qua văn bản quảnlý, nhà nước thực hiện sự tác động của mình tới đối tượng bị quản lý.

Trong hoạt động quản lýnhà nước thường sử dụng 04 loại văn bản, gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản áp dụng pháp luật(còn được gọi là văn bảncá biệt);

- Văn bản hành chính thôngthường;

- Văn bản chuyên môn - kỹthuật.

Xây dựng văn bản là một côngviệc quan trọng diễn ra hằng ngày trong tất cả các cơ quan quản lý nhà nước thuộccác ngành, các cấp ở trung ương và địa phương. Công việc này ảnh hưởng rất lớnđến năng suất, chất lượng của hoạt động quản lý. Do đó, việc nghiên cứu đặc điểmcủa từng loại văn bản là rất cần thiết, giúp cho việc soạn thảo chúng đượcnhanh chóng, đúng thể loại, phù hợp với yêu cầu của từng tình huống quản lý.

1. Văn bản quy phạm pháp luật:

- Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản có chứa QPPL(quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lạinhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vịhành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trongLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thựchiện), được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quyđịnh trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản có chứa QPPL nhưng được ban hành không đúng thẩmquyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật thì không phải là văn bản QPPL.

- Văn bản QPPL được ban hành tạo nên hệ thống pháp luật,bao gồm:

(1) Hiến pháp.

(2) Bộ luật, luật, nghị quyết của Quốc hội.

(3) Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội;nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy bantrung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

(4) Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

(5) Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữaChính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

(6) Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

(7) Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tốicao.

(8) Thông tư của Chánh án Tòa ánnhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữaChánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tốicao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánhán Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyếtđịnh của Tổng Kiểm toán nhà nước.

(9) Nghị quyết của Hội đồng nhân dântỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

(10) Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

(11) Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địaphương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.

(12) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thịxã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.

(13) Quyết định của Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.

(14) Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thịtrấn.

(15) Quyết định của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

 - Nghị quyết doHội đồng nhân dân và quyết định do Ủy ban nhân dân ban hành không phải là vănbản QPPL trong các trường hợp sau:

+ Nghị quyết miễn nhiệm, bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhândân và các chức vụ khác;

+ Nghị quyết phê chuẩn kết quả bầu cử đại biểu Hội đồngnhân dân và bầu các chức vụ khác;

+ Nghị quyết giải tán Hội đồng nhân dân;

+ Nghị quyết phê chuẩn cơ cấu cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương;

+ Nghị quyết thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân; quyết định thành lập các ban, ban chỉ đạo, hội đồng,Ủy ban để thực hiện nhiệm vụ trong một thời gian xác định;

+ Nghị quyết tổng biên chế ở địa phương;

+ Nghị quyết dự toán, quyết toán ngân sách địa phương;

+ Quyết định phê duyệt kế hoạch;

+ Quyết định giao chỉ tiêu cho từng cơ quan, đơn vị;

+ Quyết định về chỉ tiêu biên chế cơquan, đơn vị; quyết định về khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính chotừng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;

+ Các nghị quyết, quyết định khác không có nội dung quyđịnh tại các Điều 27, 28, 29 và 30 của Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật năm 2015 (sau đây viết tắt là Luật năm 2015).

2. Văn bản áp dụng pháp luật (văn bảncá biệt):

-Văn bản áp dụng pháp luật là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụngpháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự,thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với mộthoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.

- Các loại văn bản áp dụng pháp luật:

+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể banhành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thểchủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộcthẩm quyền của Chính phủ.

+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thểban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

+ Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể banhành có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dướicó quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng đểđôn đóc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.

+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ. Đâylà loại văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề cóliên quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.

3. Văn bản hành chính thông thường:

- Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin tronghoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyếtđịnh hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lạicác ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữacác cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chínhđưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạmpháp luật hoặc văn bản cá biệt.

Vănbản hành chính thông thường là loại văn bản hình thànhtrong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việccó tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…

- Cácloại văn bản hành chính:

+Công văn

+Thông cáo

+Thông báo

+Báo cáo

+Tờ trình

+Biên bản

+Dự án, đề án

+Kế hoạch, chương trình

+Diễn văn

+Công điện

+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm,giấy nghỉ phép,…)

+Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)

4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật:

-Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơquan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chứckhác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy địnhcủa các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của nhữngvăn bản đã được mẫu hóa.

-Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhànước như tài chính, ngân hàng, giáo dục... hoặc là các văn bản được hình thànhtrong các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúpcho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thốngnhất quản lý hoạt động chuyên môn. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyềnkhông được phép ban hành văn bản này.

- Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong mộtsố lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn...Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đờisống xã hội. Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyênmôn, khoa học kỹ thuật.

Chương II

PHÂN BIỆT VĂN BẢN QUY PHẠMPHÁP LUẬT VỚI

VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT,VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

 

Văn bản QPPL	Văn bản áp dụng pháp luật	Văn bản hành chính
- Có chứa đựng QPPL (các quy tắc xử sự)	- Không chứa đựng QPPL	- Không chứa đựng QPPL
- Văn bản QPPL được ban hành tạo nên hệ thống pháp luật	- Không tạo nên hệ thống pháp luật	- Không tạo nên hệ thống pháp luật
- Không có địa chỉ cụ thể	- Địa chỉ tổ chức, cá nhân cụ thể. Ví dụ: Quyết định nâng lương trước thời hạn cho ông Nguyễn văn A;	- Có địa chỉ cụ thể tổ chức, cá nhân; Ví dụ: Công văn của UBND tỉnh chỉ đạo Chủ tịch UBND các huyện, thành phố trong tỉnh thực hiện các biện pháp phòng, chống lụt bão năm 2018...
- Chủ thể ban hành là cơ quan quản lý nhà nước, cá nhân là công chức nhà nước có thẩm quyền được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật	- Chủ thể ban hành là cơ quan quản lý nhà nước, cá nhân là công chức, viên chức có thẩm quyền theo chức danh pháp luật quy định. Ví dụ: + Hội đồng nhân dân (tổ chức); + Chủ tịch UBND, Giám đốc các sở chuyên môn cấp tỉnh ... (cá nhân).	-  Chủ thể ban hành là bất kỳ tổ chức, cá nhân nào
- Hiệu lực áp dụng: cho một nhóm đối tượng, một nhóm quan hệ xã hội trong phạm vi địa bàn lãnh thổ (toàn quốc, tỉnh, huyện, xã); - Được nhà nước đảm bảo thực hiện.	- Hiệu lực áp dụng cho một tổ chức, cá nhân (sự cụ thể hoá quy phạm pháp luật thành những mệnh lệnh pháp luật trong từng trường hợp cụ thể)  - Được nhà nước đảm bảo thực hiện.	- Hiệu lực áp dụng: chỉ có tính chất đôn đốc, nhắc nhở, chỉ đạo, giao việc nhưng không có tính cưỡng chế thực hiện; - Không được nhà nước đảm bảo thực hiện

Phần II

MỘT SỐ YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương I

NHỮNG YÊU CẦU CHUNG

1.Tính chính trị:

- Đúng đườnglối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước;

- Phục vụ choviệc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức.

2.Tính thẩm quyền:

Chỉ có một sốcơ quan, cá nhân mới có thẩm quyền ban hành

3.Tính thể thức, kỹ thuật trình bày:

Mỗi loại văn bảnphải tuân theo quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày nhất định.

- Văn bản quy phạm pháp luật: Theo quyđịnh của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quyđịnh chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật;

- Văn bản hành chính: Theo quy định củaThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nộivụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Chương II

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG

 1. Tính mục đích:

 Để đạt được yêu cầu về tính mụcđích, khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ:

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản;

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh;

- Tính phục vụ chính trị:

+ Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước;

+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức;

- Tính phục vụ nhân dân.

2. Tính công quyền:

- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảmbảo cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí củacơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác;

- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản,tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước;

- Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các các QPPL: giảđịnh - quy định - chế tài;

- Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp, đượcban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

3. Tính khoa học:

- Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợpvới quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu pháttriển của khoa học - kỹ thuật;

- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết;

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảochính xác, cụ thể;

- Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;

- Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực;

- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn bảnphải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung, không có sựtrùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ thống văn bản;

- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao;

- Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.

4. Tính đại chúng:

 - Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyệnvọng chính đáng và bảo vệ quyền, lợi ích của các tầng lớp nhân dân;

- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành.

5. Tính phổ thông:

- Đơn giản;

- Ngắn gọn;

- Dễ hiểu.

6. Tính khả thi:

Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tínhmục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để các nộidung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủcác điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợplý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thihành;

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thựchiện các quyền đó;

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bảnnhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

7. Tính pháp lý:

 Văn bản quản lý hành chính nhà nướcphải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạtý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Vănbản đảm bảo tính pháp lý khi:

a) Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luậtđịnh

- Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộcchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

- Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong nhiềuvăn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức chínhquyền địa phương, các nghị định của Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấutổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ…

b) Nội dung của văn bản phù hợp với quy địnhcủa pháp luật hiện hành

Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấuquyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì vậy,mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ thống, thốngnhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những điểm sau:

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiếnpháp, luật;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bảncủa cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp;

- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quancấp trên;

- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hànhchính có thẩm quyền chung cùng cấp ban hành;

- Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải phùhợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;

- Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc thamgia.

c) Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chấtpháp lý của mỗi nhóm trong hệ thống văn bản

- Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lựcpháp lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không được sử dụng thay thếcho nhau;

- Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyênngành phải dựa trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thôngthường không được trái với văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửađổi, bổ sung thay thế một văn bản phải thể hiện bằng văn bản có tính chất và hiệulực pháp lý cao hơn hoặc tương ứng.

d) Văn bản phải được ban hành đúng căn cứpháp lý, thể hiện

- Có căn cứ cho việc ban hành;

- Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành;

- Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây dựng dựthảo và trình theo quy định của pháp luật.

Chương III

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NGÔNNGỮ

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dungcần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểuhoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có cácđặc điểm sau:

1. Tính chính xác, rõ ràng:

+ Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùngtừ, đặt câu…);

+ Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;

+ Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo mộtnghĩa duy nhất;

+ Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;

+ Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.

- Tính phổ thông đại chúng

 Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữdễ hiểu, sử dụng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã đượcViệt hóa tối ưu.

“Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quyphạm pháp luật phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu” (Khoản1 Điều 8 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật).

Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là mộtviệc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầukỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã.

2. Tính khuôn mẫu:

 Khác với các phong cách ngôn ngữkhác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mứcđộ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫucó sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảocho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ,các quán ngữ kiểu: “Căn cứ …”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thihành … này”…, tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức,đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn,trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

3. Tính khách quan:

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽloại văn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nóiriêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ýđưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơquan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu cảm thể hiệntình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ.Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vịthế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất nàyđược quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kếthợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạthiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

4. Tính trang trọng, lịch sự:

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thểhiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng vớicác chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước.Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọingười dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặcdù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặctính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật.

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "vănminh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

Chương IV

NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂTHỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

Mục 1. THỂ THỨCVÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN QPPL

Tiểu mục 1. TRÌNHBÀY PHẦN MỞ ĐẦU

1. Phần mở đầu củavăn bản

a) Phần mởđầu của văn bản gồm: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu vănbản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ ban hành văn bản.

b) Đối vớivăn bản được ban hành kèm theo một văn bản, thì phần mở đầu của văn bản đượcban hành kèm theo gồm: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, tên văn bản.Dưới tên văn bản được ban hành kèm theo phải ghi rõ tên, số, ký hiệu và ngày,tháng, năm ban hành của văn bản ban hành kèm theo.

2. Quốc hiệu vàTiêu ngữ

a) Quốchiệu là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Quốc hiệu được trình bày bằng chữin hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phảitrang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ là: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Tiêu ngữđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và ởliền phía dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụmtừ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độdài bằng độ dài của dòng chữ.

3. Tên cơ quan ban hành văn bản

a) Tên cơ quan ban hành văn bản là têncủa cơ quan hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bảncăn cứ theo quy định của pháp luật. Tên cơ quan ban hành văn bản phải là tên gọichính thức và phải được ghi đầy đủ.

b) Tên cơ quan ban hành văn bản đượctrình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13, phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt ở giữa,cân đối so với dòng chữ.

4. Số, ký hiệu văn bản

a) Số, ký hiệu của văn bản gồm: số thứtự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.

b) Số của văn bản được ghi bằng chữ sốẢ Rập, gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan banhành trong một năm và năm ban hành văn bản đó; bắt đầu liên tiếp từ số 01 vàongày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; năm ban hành phảighi đầy đủ các số.

c) Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắttên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước của ngườicó thẩm quyền ban hành văn bản.

Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành vănbản phải được quy định cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng quy định.

d) Số, ký hiệu của văn bản được trìnhbày như sau:

- Số, ký hiệu của các văn bản được sắpxếp theo thứ tự như sau: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loạivăn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản hoặc chức danh nhà nước củangười có thẩm quyền ban hành văn bản, thứ tự sắp xếp này được viết liền nhau,không cách chữ;

- Số, ký hiệu của văn bản được đặtcanh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Từ “Số” được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những sốnhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước;

- Ký hiệu của văn bản được trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng;

- Giữa số, năm ban hành và ký hiệu vănbản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấugạch nối (-), không cách chữ.

5. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơquan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phốtrực thuộc trung ương, nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghitrên văn bản do các cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thứccủa đơn vị hành chính của cơ quan ban hành văn bản đó.

Đối với những đơn vị hành chính được đặttheo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ củađơn vị hành chính đó.

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bảnlà ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. Ngày, tháng, nămban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùngchữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 thì phảighi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và ngày, tháng, năm banhành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữin thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danhphải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm đượcđặt dưới ở giữa, cân đối so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

6. Tên văn bản

a) Tên văn bản gồm tên loại và tên gọicủa văn bản. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản theo quy định của Luật.Tên gọi của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nộidung chủ yếu của văn bản.

b) Tên văn bản được trình bày như sau:

- Tên loại văn bản bằng chữ in hoa, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa theo chiều ngang của văn bản;

- Tên gọi của văn bản bằng chữ in thường,cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản;

- Đối với văn bản được ban hành kèmtheo thì nội dung chú thích về việc ban hành văn bản kèm theo được đặt trongngoặc đơn, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14 và đặt canh giữa liền dưới tên văn bản.

7. Căn cứ ban hành văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản là văn bảnquy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực hoặc đã đượccông bố hoặc ký ban hành chưa có hiệu lực nhưng phải có hiệu lực trước hoặccùng thời điểm với văn bản được ban hành. Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bảnquy phạm pháp luật quy định thẩm quyền, chức năng của cơ quan ban hành văn bảnđó và văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn quy định nội dung,cơ sở để ban hành văn bản.

b) Văn bản quy phạm pháp luật có hiệulực pháp lý cao hơn có điều, khoản giao quy định chi tiết thì tại văn bản quy địnhchi tiết phải nêu cụ thể điều, khoản đó tại phần căn cứ ban hành văn bản.

Trường hợp văn bản quy định chi tiếtnhiều điều, khoản hoặc vừa quy định chi tiết các điều, khoản được giao vừa quyđịnh các nội dung khác thì không nhất thiết phải nêu cụ thể các điều, khoản đượcgiao quy định chi tiết tại phần căn cứ ban hành văn bản.

c) Căn cứ ban hành văn bản được thể hiệnbằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên củavăn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòngcuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Tiểu mục 2. TRÌNH BÀY PHẦN NỘI DUNG VĂN BẢN

1. Bố cục của văn bản

a) Tùy theo nội dung, văn bản có thểđược bố cục như sau:

- Phần, chương, mục, tiểu mục, điều,khoản, điểm;

- Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chương, mục, tiểu mục, điều, khoản,điểm;

- Chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chương, điều, khoản, điểm;

- Điều, khoản, điểm.

b) Mỗi điểm trong bố cục của văn bảnchỉ được thể hiện một ý và phải được trình bày trong một câu hoàn chỉnh hoặc mộtđoạn, không sử dụng các ký hiệu khác để thể hiện các ý trong một điểm.

c) Phần, chương, mục, tiểu mục, điềutrong văn bản phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần,chương, mục, tiểu mục, điều.

d) Nội dung văn bản được trình bày bằngchữ in thường, được dàn đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khixuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạnvăn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểutừ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên.

đ) Trường hợp nội dung văn bản được bốcục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự củaphần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ sốLa Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữin hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự củamục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả Rập.Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề củađiều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái từ 1cm đến 1,27cm, số thứtự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Số thứ tự các khoản trong mỗi mụcdùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phầnlời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đềcủa khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡchữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùngcác chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặcđơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn từ 13 đến 14, kiểuchữ đứng.

2. Văn bản ban hành kèm theo văn bản khác

Văn bản ban hành kèm theo văn bản khácgồm 02 phần:

a) Phần văn bản ban hành kèm theo vănbản khác chứa đựng các nội dung quy định về việc ban hành kèm theo văn bản đó,tổ chức thực hiện và hiệu lực của văn bản.

b) Phần văn bản được ban hành kèm theochứa đựng các quy định cụ thể của văn bản.

Tiểu mục 3. TRÌNH BÀY PHẦN KẾT THÚC VĂN BẢN

1. Trình bày phần kết thúc của văn bản

a) Phần kết thúc của văn bản gồm: chứcvụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; dấu của cơquan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản.

b) Đối với văn bản ban hành kèm theovăn bản khác, thì phần kết thúc của văn bản được ban hành kèm theo gồm: chức vụ,họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; dấu của cơ quanban hành văn bản.

2. Trình bày chữ ký văn bản

a) Đối với nghị định của Chính phủ,nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, quyết định của Ủyban nhân dân cấp tỉnh, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện, quyết định củaỦy ban nhân dân cấp xã thì Thủ tướng Chính phủ thay mặt Chính phủ ký ban hành,Chánh án Tòa án nhân dân tối cao thay mặt Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tốicao ký ban hành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ký ban hành và phải ghi chữviết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước từ “Chính phủ”, “Hội đồng Thẩm phán” và “Ủyban nhân dân”.

Đối với nghị quyết liên tịch giữaChính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thì Thủtướng Chính phủ thay mặt Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốcViệt Nam thay mặt Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam kýban hành và phải ghi chữ “TM.” trước chữ “Chính phủ”, “Đoàn Chủ tịch Ủy bantrung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam”.

Đối với quyết định của Thủ tướng Chínhphủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thông tư của Chánh ánTòa án nhân dân tối cao, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tốicao, quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước thì Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Việnkiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước ký ban hành.

Đối với nghị quyết của Hội đồng nhândân cấp tỉnh, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện, nghị quyết của Hội đồngnhân dân cấp xã thì Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký chứng thực.

Đối với thông tưliên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sátnhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộvới Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tốicao thì Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tốicao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ký ban hành.

Trường hợp cấp phó ký thay văn bản thìphải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người có thẩm quyềnký ban hành văn bản.

b) Chức vụ, họ tên của người ký banhành, người ký thay mặt văn bản phải được thể hiện đầy đủ trong văn bản. Đối vớivăn bản liên tịch thì phải ghi rõ chức vụ và tên cơ quan của người ký ban hànhvăn bản.

c) Các chữ viết tắt“TM.”, “KT.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trìnhbày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt ở giữa,cân đối so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

3. Dấu của cơ quan ban hành văn bản

a) Dấu của cơ quan ban hành văn bản chỉđược đóng vào văn bản sau khi người có thẩm quyền ký văn bản.

b) Việc đóng dấu trên văn bản được thựchiện theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư.

Mẫu dấu độ mật(tuyệt mật, tối mật hoặc mật) đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước đượcthực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: cơ quan giámsát, cơ quan kiểm tra, cơ quan ban hành văn bản, cơ quan Công báo và các cơquan, tổ chức khác, tùy theo nội dung của văn bản.

b) Từ “Nơi nhận” được trình bày trên mộtdòng riêng, ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lềtrái, sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng,đậm.

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơnvị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểuchữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổchức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạchngang sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); riêng dòng cuối cùng gồm chữ“Lưu”, sau đó có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư), dấuphẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bảnlưu được đặt trong ngoặc đơn, dấu chấm (.), viết tắt tên người soạn thảo văn bảnvà số lượng bản phát hành, cuối cùng là dấu chấm (.).

Tiểu mục 4. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

1. Trình bày bố cục của văn bản

a) Việc sắp xếp các quy định về cùng mộtvấn đề trong phần, chương, mục, tiểu mục phải bảo đảm nguyên tắc:

- Quy định chung được trình bày trướcquy định cụ thể;

- Quy định về nội dung được trình bàytrước quy định về thủ tục;

- Quy định về quyền và nghĩa vụ đượctrình bày trước quy định về chế tài;

- Quy định phổ biến được trình bày trướcquy định đặc thù;

- Quy định chung được trình bày trướcquy định ngoại lệ.

b) Việc trình bày bố cục của văn bảnphải bảo đảm nguyên tắc sau đây:

- Phần là bố cục lớn nhất được trìnhbày trong văn bản, nội dung của các phần trong văn bản phải độc lập với nhau;

- Chương là bố cục lớn thứ hai đượctrình bày trong văn bản, các chương trong văn bản phải có nội dung tương đối độclập và có tính hệ thống, lô gích với nhau;

- Mục là bố cục lớn thứ ba được trìnhbày trong văn bản, việc phân chia các mục theo nội dung tương đối độc lập, cótính hệ thống và lô gích với nhau. Mục có thể được sử dụng trong chương có nhiềunội dung, điều;

- Tiểu mục là bố cục lớn thứ tư đượctrình bày trong văn bản, việc phân chia các tiểu mục theo nội dung tương đối độclập, có tính hệ thống và lô gích với nhau. Tiểu mục có thể được sử dụng trongchương có nhiều nội dung, mục, điều;

- Điều có thể được trình bày theo khoản,điểm. Nội dung của từng điều phải thể hiện đầy đủ, trọn ý và trọn câu, đúng ngữpháp;

- Khoản được sử dụng trong trường hợpnội dung của điều có các ý tương đối độc lập với nhau, nội dung mỗi khoản phảiđược thể hiện đầy đủ một ý; mỗi khoản phải viết đầy đủ thành câu;

- Điểm được sử dụng trong trường hợp nộidung khoản có nhiều ý khác nhau.

2. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

a) Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản làtiếng Việt, chính xác, phổ thông.

b) Không dùng từ ngữ địa phương, từ ngữcổ và từ ngữ thông tục. Từ ngữ nước ngoài chỉ được sử dụng khi không có từ ngữtiếng Việt tương ứng để thay thế. Từ ngữ nước ngoài có thể sử dụng trực tiếp nếulà từ ngữ thông dụng, phổ biến hoặc phải phiên âm sang tiếng Việt.

c) Văn bản phải sử dụng ngôn ngữ viết,cách diễn đạt phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu. Trong văn bản có thuật ngữchuyên môn cần phải làm rõ nội dung thì thuật ngữ đó phải được giải thích.

d) Từ ngữ viết tắt chỉ được sử dụngtrong trường hợp cần thiết và phải giải thích nội dung của từ ngữ đó tại lần xuấthiện đầu tiên trong văn bản.

Đối với văn bản sử dụng nhiều từ viếttắt, cần quy định riêng một điều giải thích toàn bộ các từ viết tắt trong văn bản.

đ) Từ ngữ được sử dụng trong văn bảnphải thể hiện chính xác nội dung cần truyền đạt, không làm phát sinh nhiều cáchhiểu; trường hợp dùng từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa thì phải giải thích theonghĩa được sử dụng trong văn bản.

Không sử dụng từ nghi vấn, các biệnpháp tu từ trong văn bản.

e) Từ ngữ phải được sử dụng thống nhấttrong văn bản.

3. Trình bày số, đơn vị đo lường trong văn bản

a) Số trong văn bản phải được thể hiệnbằng số Ả Rập và được chú thích bằng chữ ngay sau phần số, trừ các trường hợpquy định tại khoản 2 Điều này.

b) Số ở phần mở đầu, phần kết thúc vănbản; số chỉ độ dài của thời hạn, số chỉ thời điểm, số chỉ số lượng của đơn vịđo lường được thể hiện bằng số Ả Rập.

c) Tên, ký hiệu và cách thức trình bàycủa các đơn vị đo lường được thực hiện theo quy định pháp luật về đo lường.

d) Ký hiệu, công thức trong văn bản phảiđược sử dụng bằng ký hiệu và có phần chú giải kèm theo.

4. Trình bày thời hạn, thời điểm

a) Trường hợp thờihạn được xác định bằng giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng, quý, năm thì thời hạnđược trình bày bằng số chỉ độ dài của thời hạn và đơn vị thời hạn.

b) Trường hợp thời điểm được xác địnhbằng giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng, quý, năm thì thời điểm được trình bàybằng số chỉ thời điểm và đơn vị thời điểm.

c) Đơn vị thời hạn, đơn vị thời điểmđược thể hiện bằng chữ và được trình bày liền sau số chỉ độ dài của thời hạn, sốchỉ thời điểm.

5. Trình bày các nội dung sửa đổi, bổ sung tại chương hoặcđiều quy định về điều khoản thi hành

a) Trường hợp văn bản được ban hành cónội dung sửa đổi, bổ sung phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm, cụm từcủa các văn bản khác thì các nội dung này được trình bày tại chương hoặc điều vềđiều khoản thi hành. Nội dung sửa đổi, bổ sung có thể bố cục thành các điều,khoản, điểm tùy theo phạm vi và mức độ sửa đổi, bổ sung.

b) Tại nội dung sửa đổi, bổ sung phảixác định rõ phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của văn bản được sửađổi, bổ sung.

6. Trình bày quy định chuyển tiếp

Quy định chuyển tiếp được quy địnhthành điều riêng tại phần cuối của văn bản, được đặt tên là “Quy định chuyển tiếp”hoặc quy định thành khoản riêng tại các điều cần phải có quy định chuyển tiếphoặc quy định thành khoản riêng tại điều quy định về hiệu lực thi hành.

7. Trình bày quy định về hiệu lực thi hành

a) Hiệu lực thi hành của văn bản phảiđược xác định cụ thể ngày, tháng, năm có hiệu lực của văn bản.

b) Tên văn bản, phần, chương, mục, tiểumục, điều, khoản, điểm của văn bản bị thay thế, bãi bỏ phải được liệt kê cụ thểtại điều quy định về hiệu lực thi hành của văn bản. Trường hợp có nhiều văn bản,điều, khoản, điểm của văn bản bị thay thế, bãi bỏ thì có thể lập danh mục banhành kèm theo.

8. Kỹ thuật viện dẫn văn bản

a) Khi viện dẫn văn bản có liên quan,phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm thôngqua hoặc ký ban hành văn bản; tên cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bảnvà tên gọi văn bản.

b) Trường hợp việndẫn phần, chương, mục, tiểu mục của một văn bản quy phạm pháp luật thì phải xácđịnh cụ thể phần, chương, mục, tiểu mục của văn bản đó.

c) Trường hợp viện dẫn đến điều, khoản,điểm thì không phải xác định rõ đơn vị bố cục phần, chương, mục, tiểu mục có chứađiều, khoản, điểm đó.

d) Trường hợp viện dẫn đến phần,chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản thì phải viện dẫn theothứ tự từ nhỏ đến lớn và tên của văn bản; nếu viện dẫn từ khoản, điểm này đếnkhoản, điểm khác trong cùng một điều hoặc từ mục, điều này đến mục, điều kháctrong cùng một chương của cùng một văn bản thì không phải xác định tên của vănbản nhưng phải viện dẫn cụ thể.

9. Khổ giấy, định lề trang văn bản, phông chữ, đánh sốtrang văn bản

Khổ giấy, định lề trang văn bản đượcthực hiện theo Phụ lục II kèm theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản làphông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN6909:2001.

Trang của văn bản được đánh số thứ tựbằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứnhất, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Sốtrang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Tiểu mục 5. TRÌNH BÀY VĂN BẢN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

TRÌNH BÀY VĂN BẢN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU

1. Văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều

a) Văn bản sửa đổi, bổ sung một số điềulà văn bản sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một hoặc một số quy định của văn bản hiệnhành. Văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều phải xác định rõ chương, mục, tiểu mục,điều, khoản, điểm được sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ.

b) Tên của văn bản sửa đổi, bổ sung mộtsố điều gồm: tên loại văn bản có kèm theo cụm từ “sửa đổi, bổ sung một số điềucủa” và tên đầy đủ của văn bản được sửa đổi, bổ sung một số điều.

2. Bố cục của văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều

a) Nội dung văn bản sửa đổi, bổ sung mộtsố điều của một văn bản có thể được bố cục thành 04 điều: Điều 1 quy định về nộidung sửa đổi, bổ sung; Điều 2 quy định về việc bãi bỏ hoặc thay đổi từ ngữ liênquan đến nhiều điều, khoản trong văn bản được sửa đổi, bổ sung; Điều 3 quy địnhvề trách nhiệm tổ chức thực hiện (nếu có) và Điều 4 quy định về thời điểm có hiệulực của văn bản.

b) Các khoản quy định nội dung sửa đổi,bổ sung, thay thế, bãi bỏ được sắp xếp theo thứ tự tương ứng với trật tự các điều,khoản, điểm của văn bản được sửa đổi, bổ sung.

3. Cách đánh số thứ tự của điều, khoản bổ sung và trật tựcác điều, khoản của văn bản được sửa đổi, bổ sung một số điều

a) Việc đánh số thứ tự của điều, khoảnbổ sung được thực hiện như sau:

- Căn cứ vào nội dung bổ sung để xác địnhvị trí của điều, khoản bổ sung trong văn bản được sửa đổi, bổ sung;

- Đánh số thứ tự của điều, khoản bổsung bằng cách ghi kèm chữ cái theo bảng chữ cái tiếng Việt vào sau số chỉ điều,khoản đứng liền trước đó;

- Số thứ tự của chương, mục, tiểu mục,điều, khoản được bổ sung được thể hiện gồm phần số và phần chữ. Phần số được thểhiện theo số thứ tự của chương, mục, tiểu mục, điều, khoản trong văn bản được sửađổi, bổ sung. Phần chữ được sắp xếp theo thứ tự trong bảng chữ cái tiếng Việt.

Số thứ tự của điểm được bổ sung đượcthể hiện gồm phần chữ và phần số. Phần chữ được thể hiện theo thứ tự của điểmtrong văn bản được sửa đổi, bổ sung. Phần số được sắp xếp theo thứ tự bắt đầu từsố 1.

b) Việc trình bày văn bản sửa đổi, bổsung một số điều không được làm thay đổi trật tự các điều, khoản, điểm không bịsửa đổi, bổ sung, bãi bỏ của văn bản được sửa đổi, bổ sung.

TRÌNH BÀY VĂN BẢN SỬA ĐỔI, BỔ SUNGNHIỀU VĂN BẢN

1. Văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản

a) Văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều vănbản là văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ đồng thời các quy định củanhiều văn bản có liên quan.

b) Tùy theo nội dung được sửa đổi, bổsung, tên của văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản được thể hiện như sau: tênloại văn bản kèm theo cụm từ “sửa đổi, bổ sung một số điều của” văn bản được sửađổi, bổ sung có cùng nội dung sửa đổi, bổ sung liên quan được khái quát hoặc liệtkê cụ thể tên văn bản được sửa đổi, bổ sung.

2. Bố cục của văn bản sửa đổi, bổ sung nhiều văn bản

a) Tùy theo nội dung, văn bản sửa đổi,bổ sung nhiều văn bản có thể bố cục thành các điều khác nhau, mỗi điều chứa đựngnội dung được sửa đổi, bổ sung của một văn bản, trừ điều quy định về trách nhiệm,tổ chức thực hiện, thời điểm có hiệu lực của chính văn bản sửa đổi, bổ sung nhiềuvăn bản đó.

b) Nội dung các điều, khoản của văn bảnsửa đổi, bổ sung nhiều văn bản phải xác định rõ tên văn bản, điều, khoản, điểmcủa các văn bản liên quan được sửa đổi, bổ sung.

Tên điều của văn bản là quy định chỉ dẫnviệc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế của từng văn bản cụ thể.

c) Điều của văn bản sửa đổi, bổ sungnhiều văn bản có thể được bố cục thành các khoản; khoản có thể được bố cụcthành các điểm.

d) Khoản gồm quy định chỉ dẫn việc sửađổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm kèmtheo nội dung sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế.

đ) Nội dung sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ,thay thế được sắp xếp theo thứ tự tương ứng với trật tự các điều, khoản, điểm củavăn bản được sửa đổi, bổ sung.

Mục 2. THỂTHỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Tiểu mục 1. Quốc hiệu

1. Thể thức:

Quốc hiệughi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNGHÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độclập - Tự do - Hạnh phúc”.

2. Kỹ thuậttrình bày:

Quốc hiệuđược trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phíatrên, bên phải.

Dòng thứnhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứhai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡchữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầucủa các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dướicó đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnhDraw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘICHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -Hạnh phúc

Hai dòng chữ trênđược trình bày cách nhau dòng đơn.

Tiểu mục 2. Têncơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Thể thức:

Đối vớicác Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồngdân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cáccấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoànKinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trựctiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơquan, tổ chức ban hành văn bản.

a)           Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầyđủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năngnhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt độnghoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

b)           

b) Tên củacơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng nhưỦy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH LÀO CAI SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC

2. Kỹ thuậttrình bày:

Tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơquan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài,có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữcủa Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chứcchủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Các dòngchữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Tiểu mục3. Số, ký hiệu của văn bản

1. Thể thức:

a) Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng kývăn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập,bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản có tên loại baogồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bảnsao kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơquan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nướcvà Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành đượcghi như sau: Số: …/NQ-CP

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ banhành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.

Quyết định của Thường trực Hội đồngnhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhândân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viếttắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viếttắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo côngvăn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hànhchính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chứcCán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB

Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh doBan Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS

Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổchuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số:…/UBND-VX

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Vănphòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấncủa cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng,Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban,ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trìnhbày như sau:

BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC

Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấphuyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành côngvăn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3,Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giảiquyết trong công văn.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức vàcác đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấpxã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

2. Kỹ thuật trình bày:

Số, ký hiệu của văn bản được trình bàytại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường,ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm;với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bảncó dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối(-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thườngtrực Hội đồng nhân dân);

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thườngtrực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tếdo Văn phòng soạn thảo).

Tiểu mục 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Thể thức:

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọichính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn)nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt têntheo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ củađơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơquan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơicơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Côngty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội):Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trịkinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn,tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộcViện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnhKhánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dươngthuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơquan, tổ chức cấp tỉnh:

+ Đối với các thành phố trực thuộcTrung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phốHà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở,ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố HồChí Minh,

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, vídụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh HảiDương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương,tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủyban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tạithành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): QuảngNinh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh(có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản củacơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêmhai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phốHà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơquan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, vídụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện SócSơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,

Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp(thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã BàRịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thịtrấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã KimLiên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): KimLiên,

Văn bản của Ủy ban nhân dân phường ĐiệnBiên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): PhườngĐiện Biên Phủ,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơquan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an,Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể củaBộ Công an, Bộ Quốc phòng.

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản làngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phảiđược viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với nhữngsố chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thànhphố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

2. Kỹ thuật trình bày:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4,bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu củađịa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, nămđược đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Tiểu mục 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

1. Thể thức:

Tên loại văn bản là tên của từng loạivăn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại,trừ công văn.

Trích yếu nội dung của văn bản là mộtcâu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày:

Tên loại và trích yếu nội dung của cácloại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghịquyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặtcanh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dungvăn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, cóđộ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ,ví dụ:

QUYẾTĐỊNH
Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trìnhbày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữđứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và kýhiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác

văn thư, lưu trữ năm 2009

Tiểu mục 6. Nội dung văn bản

1. Thể thức:

a) Nội dung văn bản là thành phần chủyếu của văn bản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm nhữngyêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sửdụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương,chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng,chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạtđơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông(không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết).Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thíchtrong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từthông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từđược sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắtlần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từđó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liênquan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đốivới luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “…được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tênloại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính đượcthực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bảncó thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cụctheo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mụctừ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản,điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản,điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều,khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chínhkhác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bốcục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày:

Nội dung văn bản được trình bày tại ôsố 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bàybằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14(phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữđầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữacác đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng haycách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing)hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dònglà 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháplý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”,riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cụctheo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” vàsố thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần,chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới,canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mụcđược trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề củamục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13,kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đềcủa điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứtự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗimục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phầnlời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề củakhoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoảndùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữin thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phânchia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tựcủa phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã.Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ sốLa Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề củamục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗimục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phầnlời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề củakhoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nộidung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

Tiểu mục 7. Quyền hạn, chức vụ, họ tênvà chữ ký của người có thẩm quyền

1. Thể thức:

a) Việc ghi quyền hạn của người ký đượcthực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thìphải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc têncơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơquan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ củangười đứng đầu, ví dụ:

Trường hợp cấp phó được giao phụ tráchthì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghichữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổchức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phảighi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơquan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

b) Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụlãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụnhư Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giámđốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụmà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…;không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do haihay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do cáccơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổchức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết địnhthành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan)ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đốivới những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chứcthì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không đượcghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bảndo hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làmTrưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghinhư sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A

KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bảndo hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủtịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm PhóChủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG Trần Văn B

KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C

c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có)và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họtên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đốivới văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa họchoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

2. Kỹ thuật trình bày:

Quyền hạn, chức vụ của người ký đượctrình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b;các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn vàchức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trìnhbày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm,được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền đượctrình bày tại ô số 7c.

Tiểu mục 8. Dấu của cơ quan, tổ chức

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thựchiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của phápluật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyênngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trìnhbày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trangvăn bản.

Tiểu mục 9. Nơi nhận

1. Thể thức:

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; đểthi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết vàđể lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thểtrong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc,đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất nhữngcơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đốitượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đốivới văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhậnđược ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại,nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị vàcá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhậnbao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”,sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyếtcông việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”,phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cánhân có liên quan khác nhận văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày:

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trìnhbày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổchức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếucông văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và têncơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợpcông văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tênmỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấmphẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳnghàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụngchung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày nhưsau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên mộtdòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lềtrái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểuchữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổchức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạchđầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồmchữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan,tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản vàsố lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

Tiểu mục 10. Các thành phần khác

1. Thể thức:

a) Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệtmật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nướcđược thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảovệ bí mật nhà nước năm 2000.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phátnhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

c) Đối với những văn bản có phạm vi, đốitượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hànhnhư “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với công văn, ngoài các thànhphần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử(E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử(Website).

đ) Đối với những văn bản cần được quảnlý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượngbản phát hành.

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèmtheo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải cótiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứtự bằng chữ số La Mã.

g) Văn bản có hai trang trở lên thì phảiđánh số trang bằng chữ số Ả-rập.

2. Kỹ thuật trình bày:

a) Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬThoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệbí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đượcđóng vào ô số 11.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hìnhchữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”,“THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phôngchữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đốitrong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực đểđóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trìnhbày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”,“LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằngchữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉthư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tinđiện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tạiô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểuchữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bàyvăn bản.

đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượngbản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằngchữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

e) Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trêncác trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tênphụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm.

g) Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ởcuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng,không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từngphụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày cácthành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư01/2011/TT-BNV.

Mẫu trình bày một số loại văn bản hànhchính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Phần III

QUY TRÌNH XÂY DỰNGVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Chương I

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

Được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành vănbản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015.

Chương II

QUY TRÌNH XÂY DỰNGVĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Có thể tham khảo theo 05 bước sau đây:

1. Bước 1: Nghiên cứu, khảo sát, xác định vấn đề

Điều tra, khảo sát, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thôngtin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán,lập phương án và chọn phương án tốt nhất.

2. Bước 2: Soạn thảo văn bản:

- Xác địnhloại văn bản, chủ thể ban hành để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp khi soạnthảo

- Viết đềcương; viết dự thảo

3. Bước 3: Lấy ý kiến tham gia

- Hình thức: Tổ chức hội thảo, tọa đàm; Phiếulấy ý kiến; gửi dự thảo để tham gia trực tiếp hoặc tham gia bằng văn bản…

- Xác định đối tượng lấy ý kiến tham gia

- Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến tham gia

4. Bước 4: Xem xét, thông qua văn bản

- Thông quatheo chế độ tập thể và biểu quyết;

- Thông quatheo chế độ một thủ trưởng.

5. Bước 5: Công bố, gửi và lưu trữ

- Đưa tin, đăng công báo (nếu có)

- Niêm yết, công khai (nếu có)

- Gửi và lưu trữ văn bản.