KỸ NĂNG TIẾP XÚC VỚI BÁO CHÍ

Mục đích giới thiệu cho cán bộ, công chức Văn phòng kỹ năng cơ bản khi tiếp xúc với báo chí, giúp cán bộ, công chức Văn phòng tự tin tiếp xúc với phóng viên báo chí và chủ động sử dụng sức mạnh của báo chí giúp dư luận, cộng đồng xã hội hiểu rõ, hiểu đúng về hoạt động của chính quyền, địa phương, từ đó đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, của đất nước.

Các kỹ năng được đề cập bao gồm: Xác định đối tượng quan tâm của báo chí; Kỹ năng trả lời phỏng vấn; kỹ năng ứng xử với phóng viên báo chí; Xử lý một số tình huống cụ thể khi tiếp xúc với báo chí; Một số điều cần tránh khi tiếp xúc với báo chí…

1. Mối quan tâm của báo chí:

- Về thông tin: Báo chí thường quan tâm những thông tin mang một số thuộc tính sau:

Thứ nhất: Những thông tin mang tính bất ngờ, bất thường. Càng bất ngờ, càng bất thường càng tốt. Báo chí sẽ coi đó như một tiêu chí nổi bật cho một thông tin ưu tiên.

Thứ hai: Những thông tin mang tính thời sự nóng hổi, những sự kiện đang diễn ra hoặc sẽ xảy ra trong một tương lai gần. Tính thời sự cũng có thể là về các nội dung trong lịch làm việc thực tế trong ngày. Bởi công chúng thường quan tâm tới những vấn đề mới mẻ.

Thứ ba: Là tính thiết thực của thông tin, thông tin này có ý nghĩa như thế nào? Ý nghĩa với ai? Tầm ảnh hưởng của thông tin này đến đâu? Mức độ ảnh hưởng của thông tin càng lớn, đối tượng bị ảnh hưởng bởi ý nghĩa của thông tin càng rộng thì mức quan tâm của báo giới càng sâu.

Thứ tư: Là tính xung đột – mâu thuẫn, xung đột về quyền lợi luôn là những đặc điểm dành được quyền ưu tiên cao đối với mọi phương tiện truyền thông.

Việc nhận dạng được những đặc trưng này có thể giúp cán bộ, công chức Văn phòng dễ dàng hơn trong giữ mối quan hệ với báo chí, cũng như khi trả lời phỏng vấn, viết tin, bài cộng tác cho các báo chí.

2. Kỹ năng trả lời phỏng vấn:

Trả lời phỏng vấn là một trong những hình thức tiếp xúc báo chí mà nhiều người còn e ngại. Nhiều người cho rằng, phóng viên là những người luôn đi “soi” người khác; nhiều người trả lời với ý tứ và lời lẽ vừa phải nhưng ngay ngày hôm sau báo giật tít “nóng” làm ảnh hưởng đến cá nhân; có người sợ trả lời “hớ”… Vậy làm thế nào để cán bộ, công chức Văn phòng không còn ngần ngại khi được mời phỏng vấn? Những kỹ năng sau đây sẽ giúp mọi người có được sự tự tin khi đứng trước micro của phóng viên báo chí.

- Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn: Thông thường trước một cuộc phỏng vấn, bao giờ phóng viên cũng liên hệ trước với cá nhân được phỏng vấn để lên lịch hẹn. Rất ít những trường hợp phỏng vấn đột xuất, bất ngờ. Khi phóng viên gọi điện liên hệ, cán bộ, công chức Văn phòng cần hỏi rõ thông tin về phóng viên, mục đích và vấn đề phóng viên quan tâm. Khi xác định vấn đề thuộc trong phạm vi, chức năng, quyền hạn của mình thì tùy theo công việc cụ thể cán bộ, công chức, đồng thời báo cáo lãnh đạo Văn phòng, sắp xếp cuộc hẹn với phóng viên. Lưu ý, trước mỗi cuộc hẹn kiểu này, cán bộ, công chức nên có một số sự chuẩn bị.

Trước tiên, cán bộ, công chức Văn phòng cần hệ thống lại thông tin liên quan đến vấn đề để chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn. Phần thông tin nào còn thiếu sót chúng ta nên tìm để bổ sung.

Thứ hai, cũng nên dự liệu trước những câu hỏi mà phóng viên có thể hỏi. Tất nhiên cuộc phỏng vấn sẽ không giống hoàn toàn với những gì mà người trả lời phỏng vấn đã dự liệu. Ngoài ra cũng nên chuẩn bị sẵn một số câu hỏi khó, hóc búa và chuẩn bị sẵn sàng trả lời cho những tình huống đó.

Thứ ba, cán bộ, công chức nên xem lại những quy định về chức năng, nhiệm vụ của mình đang nắm giữ để chủ động điều tiết phạm vi các vấn đề được phỏng vấn; cần xác định khi trả lời phỏng vấn nghĩa là cán bộ, công chức đang trả lời với tư cách của vị trí chức danh mà cán bộ, công chức đang nắm giữ.

Thứ tư, nắm bắt quy chế phỏng vấn: Đối với những cán bộ, công chức đã quen với những việc trả lời phỏng vấn thì có lẽ điều này không còn quá quan trọng. Nhưng đối với những cán bộ, công chức chưa hoặc ít trả lời phỏng vấn thì việc tìm hiểu nắm bắt những quy định về việc phỏng vấn và trả lời phỏng vấn là một việc làm cần thiết. Bởi khi hiểu được những quy định này, cán bộ, công chức biết được những điều gì được phép - không được phép trong phỏng vấn và đưa tin phỏng vấn. Các cán bộ, công chức có thể tìm hiểu quy tắc này trong quy chế phỏng vấn trên báo chí được ban hành kèm theo Quyết định số 26/2002/QĐ-BVHTT ngày 26/9/2002 của Bộ Văn hóa - Thông tin.

Cuối cùng, trong công việc chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn là vấn đề ngoại hình, ăn mặc (đặc biệt đối với truyền hình): Cán bộ, công chức nên để ý đầu tóc gọn gàng, quần áo lịch sự. Đối với phụ nữ, nếu trang điểm hãy trang điểm đậm hơn thường ngày để lên hình không bị nhợt nhạt nhưng cũng không nên quá đậm.

- Đối với trường hợp trả lời phỏng vấn đột xuất. Ví dụ: trong giờ giải lao tại một Hội nghị, Hội thảo hay phiên họp Ủy ban,… sự sẵn sàng về thông tin, về tâm thế sẽ giúp cán bộ, công chức chủ động, tự tin hơn. Chẳng hạn, nếu cán bộ, công chức phụ trách chuyên môn về lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT), đã phát biểu tại Hội thảo về CNTT, và Hội thảo đang thảo luận về CNTT, thì hãy chuẩn bị sẵn sàng đón nhận sự “theo đuổi” của phóng viên trong giờ giải lao. Những nội dung gợi ý về mối quan tâm của báo chí đã nêu ở trên sẽ giúp cán bộ, công chức trong những trường hợp như vậy.

Một số lưu ý khi trả lời phỏng vấn:

- Khi phóng viên đặt câu hỏi đóng, đó là câu hỏi đặc trưng như “… phải không? … hay không?”. Ví dụ: Anh là người phân biệt chủng tộc phải không? Hay có phải anh là thủ phạm không? Những câu hỏi này chúng ta chỉ cần trả lời có hoặc không.

- Trường hợp phóng viên đưa ra hai câu hỏi, chúng ta có quyền lựa chọn một vấn đề để trả lời. Ví dụ: Anh có quan hệ thế nào với ngài Chủ tịch và theo anh, ông ta có làm sai không? Việc của chúng ta là chọn lấy một câu nào mà mình chắc chắn nhất để trả lời.

- Trong buổi phỏng vấn nếu phóng viên im lặng sau khi người trả lời đã kết thúc, điều đó có nghĩa họ chờ đợi xem người trả lời có nói gì thêm không. Nếu chúng ta tiếp tục trả lời nghĩa là đã rơi vào chiến thuật của họ. Như vậy, nếu thấy không nhất thiết phải nói thêm người trả lời hoàn toàn có thể im lặng phóng viên sẽ phải là người khỏa lấp khoảng im lặng đó.

- Sau mỗi cuộc phỏng vấn, người trả lời nên yêu cầu xem lại bài hoặc phóng sự trước khi phát hành.

3. Kỹ năng ứng xử trong phỏng vấn:

- Thái độ khi trả lời phỏng vấn: Có thể nói, phỏng vấn là cuộc trò chuyện giữa cán bộ, công chức và phóng viên nhằm trao đổi về vấn đề phóng viên quan tâm. Cán bộ, công chức hãy coi phóng viên như một người bạn, người cộng sự của mình. Có thái độ cởi mở, thân thiện với phóng viên; nồng nhiệt, tâm huyết với nội dung cuộc phỏng vấn. Hãy thể hiện cho phóng viên biết mình là người có lập trường, có sự đam mê với vấn đề. Mặt khác, cần lưu ý rằng tạo thiện cảm với báo chí nhưng không có nghĩa thân mật quá đà.

- Phong cách trả lời: Chúng ta hãy tỏ ra tự tin, thoải mái, không ngại ngần tiếp xúc với phóng viên báo chí. Hãy nghĩ rằng phỏng vấn, đưa tin là công việc thường ngày của họ, việc của mình là chia sẻ “công việc” với phóng viên. Nếu phỏng vấn trên truyền hình, cán bộ, công chức lưu ý cần ngồi thẳng hoặc đứng thẳng với tư thế thoải mái, không gò ép. Sử dụng cử chỉ tay tự nhiên, không đưa tay quá màn hình máy quay. Không nhìn chằm chằm vào camera, chỉ nên nhìn vào máy quay với một thời gian nhỏ để như đang giao lưu với khán giả. Nếu ta nhìn chằm chằm vào máy quay sẽ giống như đang tuyên bố một điều gì đó chứ không phải đang trò chuyện cùng phóng viên và khán giả. Chú ý đến âm lượng của giọng nói, tốc độ nói, ngữ điệu và cách dùng từ,…

- Kỹ thuật trả lời phỏng vấn: Trong cuộc phỏng vấn, nên trả lời một cách ngắn gọn, có trọng tâm, đi thẳng vào vấn đề, không nói vòng vo. Những câu trả lời phải có thông điệp chuẩn, tức là đưa ra được thông tin cốt lõi về vấn đề đang đề cập. Sử dụng từ ngữ đơn giản, tránh dùng những ngôn từ hoa mỹ, bởi lẽ khi trả lời báo chí chính là trả lời người dân, phóng viên chỉ là người trung gian. Người trả lời phỏng vấn có thể sử dụng hình ảnh để diễn tả những khái niệm khó, trừu tượng; sử dụng những câu chuyện đời thường liên quan để minh họa cho câu trả lời, phản ứng linh hoạt vào thực tế cuộc đối thoại không phụ thuộc vào kịch bản đã chuẩn bị trước.

Quan trọng nhất trong việc trả lời phỏng vẫn đó chính là tính trung thực, thành thật. Chúng ta hãy trung thực thể hiện mình, trung thực chia sẻ chính kiến bao gồm cả những mặt tốt và mặt chưa tốt. Không nên cố tỏ ra là một người khác. Thể hiện trung thực chính kiến của mình là cách thiết lập niềm tin cho người phỏng vấn. Khi không trả lời được, cho dù bất cứ lý do nào, do không thuộc lĩnh vực chuyên môn, do không đủ dữ liệu,.. chúng ta không bao giờ được đoán câu trả lời mà hãy thành thật nói rằng ta không thể trả lời được câu hỏi đó. Không có gì sai hay đáng xấu hổ khi trả lời “Tôi không biết” hay “Tôi sẽ quay lại câu hỏi của anh sau khi đã có dữ liệu”. Đừng bao giờ trốn tránh câu hỏi theo kiểu “Tôi chưa sẵn sàng trả lời câu hỏi này”.

Trong một số trường hợp, khi trả lời phỏng vấn, phóng viên muốn “thử thách” thường đưa ra những câu hỏi khó, hoặc với thái độ “gai góc”. Lúc ngày, người trả lời phỏng vấn cần phải bình tĩnh, để giữ vững thái độ thân thiện. Hãy vui vẻ trả lời câu hỏi gai góc này một cách hài hước nhất có thể.

- Lắng nghe: Đây cũng là một trong những phần tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của người trả lời phỏng vấn với phóng viên, nói khác đi là với công chúng. Trong nhiều trường hợp, người trả lời nghe không rõ hay không hiểu câu hỏi nên trả lời không liên quan gì đến câu hỏi. Điều này rất kỵ vì nó cho thấy người trả lời quá hời hợt, không tập trung vào cuộc phỏng vân. Người phỏng vấn sẽ cho rằng mình và cuộc phỏng vấn không được xem trọng, chúng ta có thể hỏi lại câu hỏi nếu nghe không rõ.

Lưu ý, có một số phóng viên có thói quen “nói thay” người khác hoặc cố tình chuyển ý câu trả lời phỏng vấn sang một nghĩa khác. Ví dụ như: “Ý của ông là…”; “Hay nói cách khác….” Tất nhiên, không phải ai hỏi như thế đều có ý tốt. Có những người hỏi chỉ để chắc chắn về câu trả lời. Trong trường hợp như thế, nếu câu hỏi của phóng viên nói không hết hoặc không đúng cần đính chính lại ngay.

- Quyết định ai sẽ là người kiểm soát cuộc phỏng vấn: Là người phỏng vấn hay người được phỏng vấn? Bí quyết đó được viết bằng công thức: Q=A+1 (Q là câu hỏi – Question; A là câu trả lời – Answer; và +1 có nghĩa là tạo thêm một nhịp cầu hay một điểm mới). Công thức này có nghĩa là khi trả lời phỏng vấn, người trả lời nên trả lời đầy đủ, ngắn gọn đồng thời mở thêm một đề tài hay một điểm mới liên quan. Chính điểm mới này là cái thu hút báo chí hướng theo mục đích của người trả lời. Có thể nói rằng, nếu trong cuộc phỏng vấn, người trả lời phỏng vấn không mở thêm được một đề tài hay một điểm liên quan co nghĩa là người đó sẽ bị phóng viên kiểm soát, ngược lại có nghĩa là người trả lới phỏng vấn đang làm chủ “cuộc chơi”.

4. Xử lý một số tình huống cụ thể:

- Khi gặp những tình huống phỏng vấn bất ngờ, người trả lời phỏng vấn nên hỏi vấn đề mà phóng viên quan tâm. Nếu đó là vấn đề người trả lời cảm thấy chắc chắn thì có thể trả lời ngay, nếu không thì nên đề nghị phóng viên gửi câu hỏi qua email. Sau đó tìm kiếm tư liệu chắc chắn rồi gửi câu trả lời bằng email.

- Khi tâm thế của cán bộ, công chức chưa sẵn sàng cho một cuộc đối thoại với báo chí, trường hợp này cán bộ, công chức có thể giải thích rõ lý do, khéo léo từ chối và cố gắng sắp xếp việc tiếp xúc, đối thoại với phóng viên vào thời gian gần nhất hoặc có thể giới thiệu cho phóng viên một cán bộ, công chức khác có thể cung cấp những thông tin cần thiết. Quan trọng là tạo được sự cảm thông từ phía báo chí về việc bất đắc dĩ phải từ chối.

- Khi báo chí đeo bám dai dẳng, vượt quá mức cho phép, cần kiên quyết, khéo léo từ chối.

5. Một số điều cần lưu ý và cần tránh khi tiếp xúc với báo chí:

- Có thái độ coi thường hoặc e ngại tiếp xúc với báo chí, sợ báo chí.

- Tiếp xúc với báo chí mà không có sự chuẩn bị chu đáo.

- Muốn lợi dụng báo chí để đề cao cá nhân hoặc muốn tác động dư luận theo chính kiến của mình.

- Cần tránh sử dụng biệt ngữ hoặc những từ ngữ quá chuyên môn, thay vào đó hãy nói bằng ngôn ngữ thông thường dễ hiểu.

- Nếu bạn chưa có câu trả lời ngay thì không nên nói mà hãy hẹn lại và phản hồi sớm nhất có thể.

- Không nên đưa ra lời bình luận “đây là tiết lộ riêng" một khi bạn đã nói ra điều đó.

- Chịu sự tác động từ bên ngoài hoặc từ các cơ quan báo chí để vội vàng bày tỏ chính kiến về những vấn đề phức tạp; tính chính xác của thông tin chưa được thẩm định.

- Đừng ra tuyên bố trước khi bạn đã chuẩn bị một thông cáo báo chí cũng như không vội vàng đưa tin cho đến khi đã có trong tay những thông tin đầy đủ.

Lưu ý: - Không nên làm việc qua điện thoại, nên làm việc trực tiếp.

- Khi tiếp xúc phóng viên báo chí: Chỉ làm việc khi thấy đảm bảo đầy đủ điều kiện: (Xuất trình thẻ Nhà báo - như quy định tại Điều 8, Nghị định số 51/2002/NĐ-CP, ngày 26/4/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Báo chí, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Báo chí (sau đây gọi là Nghị định 51). Với trường hợp phóng viên chưa được cấp thẻ Nhà báo thì phải có Giấy giới thiệu của cơ quan báo chí).

- Chỉ người có thẩm quyền phát ngôn mới được cung cấp thông tin cho báo chí; các phát ngôn khác chỉ mang tính cá nhân, không phải thông tin chính thống.

- Đối với việc xử lý khủng hoảng truyền thông, việc phòng ngừa và xử lý khủng hoảng truyền thông cần được đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý chú trọng mọi lúc, mọi nơi. Muốn vậy, cần thường xuyên rèn luyện ý thức xây dựng hình ảnh, đạo đức, tác phong công vụ đúng chuẩn mực trong đội ngũ công chức, viên chức, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý.

Lưu ý trong công tác cung cấp thông tin cho báo chí và xử lý khủng hoảng truyền thông như: Bị động trong việc cung cấp thông tin, chậm thông tin, cung cấp thông tin không nhất quán, né tránh việc cung cấp thông tin, đùn đẩy trách nhiệm cung cấp thông tin, không hợp tác với báo chí, không tiếp thu và xử lý thông tin báo chí đăng phát,…

- Trong quá trình làm việc nếu có nghi vấn thì báo cho Công an tỉnh, đồng thời liên hệ trực tiếp với cơ quan báo chí có cử phóng viên tác nghiệp./.