HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1.
Vai trò của quản lý hồ sơ
- Quản lý hồ sơ được
nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức
được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu
quả.
- Quản lý chặt chẽ hồ
sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
- Quản lý hồ sơ khoa
học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
- Đối với từng cán
bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ
các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc,
nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.
- Đối với cơ quan làm
tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật.
Quản lý tốt hồ sơ sẽ xây dựng được nền nếp khoa học trong công tác văn thư, lưu
trữ; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi
cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho
công tác khai thác, nghiên cứu.
2.
Chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bao
gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát
huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh
viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là
quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin
tài liệu quá khứ.
2.1. Chuyên viên có trách nhiệm giữ gìn bí mật, bảo quản tốt hồ sơ, văn
bản, tài liệu, không được đem tài liệu đến những nơi không liên quan đến xử lý,
giải quyết công việc; tuyệt đối không được mang hồ sơ, văn bản, tài liệu của cơ
quan về nhà riêng của mình, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy
tiện cung cấp hồ sơ, văn bản, tài liệu cho các nhân, đơn vị khác. Trường hợp
chuyên viên phải mang tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan
phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
Hết giờ làm việc hồ sơ, văn bản, tài liệu phải
được cất vào tủ có khóa. Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ
đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc. Hồ sơ mật phải lưu riêng và có chế độ
bảo quản theo quy định.
2.2. Chuyên viên phải lập hồ sơ, sắp
xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi
cầm. Phải có những cặp khác nhau để đựng những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu
khác nhau.
2.3. Hồ sơ, tài liệu được quản lý
tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh do Phòng Tổ chức hành chính (Bộ phận Lưu
trữ) quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy
định, bảo đảm an toàn tuyệt đối và được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương
tiện cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ.
2.4. Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ
phận Lưu trữ) có trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ, văn bản,
tài liệu lưu trữ.
- Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và
thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ
trong kho.
- Tu bổ, phục chế hồ sơ, văn bản tài
liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm đối với
hồ sơ, tài liệu lưu trữ quý hiếm.
- Thực hiện các biện pháp phòng,
chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng
hồ sơ, văn bản, tài liệu.
-
Đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh bố trí đầy đủ các điều kiện cần
thiết về cơ sở vật chất, kinh phí để bảo quản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu
lưu trữ.
2.5. Nghiêm cấm các phòng/ban tự ý
tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu. Tất cả các hồ sơ, tài liệu (kể cả sổ, sách
cá nhân…) của Thường trực UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và các
phòng/ban cần tiêu hủy đều phải tập trung về Phòng Tổ chức Hành chính (Bộ phận
Lưu trữ) để kiểm tra lại và tiêu hủy theo đúng quy trình, không chuyển cho
những người không có trách nhiệm đến nhận và tiêu hủy.
Cán bộ, chuyên viên mỗi phòng/ban
phải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu để mất, hư hỏng hoặc tiết
lộ thông tin vê hồ sơ, tài liệu của cơ quan.
3. Các công việc quản lý hồ sơ, tài liệu
- Phân loại hồ sơ: Hồ
sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và chuyển
vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử.
Ví dụ: Hồ sơ nguyên
tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán bộ,
công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân sự
phục vụ cho việc quản lý con người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân
chuyển công tác hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới
để tiếp tục theo dõi hoặc chuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…
Chính vì những đặc
trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng khác
nhau, vì vậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Đánh giá giá trị
tài liệu, hồ sơ:
Việc đánh giá các mức
độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra. Mục đích của việc xác định giá trị tài
liệu, hồ sơ là:
+ Xác định thời hạn
bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
+ Xác định tài liệu,
hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;
+ Xác định tài liệu
hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
- Chỉnh lý, sắp xếp
chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý
các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài
liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả nhất.
- Thống kê hồ sơ:
Thống kê hồ sơ là áp
dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành
phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ
thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
- Bảo quản hồ sơ, tài
liệu:
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên
vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,…
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh
và phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì
phải bao gói. Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần
thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
Hàng năm, Bộ phận Lưu trữ phải thường xuyên có biện pháp
phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối…
Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng
các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an
toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc
khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài. Các biện pháp bảo quản tài liệu,
hồ sơ trong phạm vi cơ quan:
+ Xây dựng quy chế
văn thư, lưu trữ
+ Nội quy sử
dụng tài liệu, hồ sơ
+ Chế độ làm vệ sinh
thường xuyên và đột xuất
+ Xây dựng nội quy
phòng hỏa
+ Chế độ nhiệt độ, độ
ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
- Khai thác sử dụng
hồ sơ, tài liệu
Đây là quá trình phục
vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các
yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan,
tổ chức và cá nhân.